aprende a usar esta IA para tomar notas en reuniones virtuales

¿Acostumbras a tomar apuntes manuales de tus reuniones virtuales en Google Meet o Zoom? Si la reunión es muy extensa y participan personas que hablan muy rápido, corres el riesgo de desviarte del tema central y no registrar toda la información que quieres. Con el surgimiento de programas de IA como Cogram, que funciona como un asistente que escribe minutas de forma automática, ya no tiene mucho sentido tomar notas manuales en cada reunión.

Cientos de empresas y trabajadores remotos se apoyan en Cogram para automatizar las minutas y concentrarse en lo que verdaderamente importa: la reunión. ¿Cómo funciona? ¿De qué manera puedes usarlo? En ÚN preparamos esta nota para desglosar todo el funcionamiento de Cogram. ¡Léela hasta el final!

¿Qué es Cogram?

Calificado por sus desarrolladores como “un compañero de trabajo inteligente”, Cogram es un programa que utiliza la IA para generar notas automáticas de las reuniones virtuales.

Al ser integrada en plataformas como Google Meet, Zoom y Teams, esta herramienta tiene la capacidad de escuchar todo lo que se habla en una reunión, transcribir en un orden casi perfecto y hacer resúmenes bien estructurados.

Además, también identifica las tareas y decisiones claves de cada reunión y entrega textos libres de errores ortográficos. Según sus desarrolladores, Cogram maneja los acentos con precisión, entiende los nombres propios y entrega las notas segundos después de terminar la reunión.

Su interfaz está diseñada para que al revisión humana de las minutas se haga de forma intuitiva y rápida. Es posible configurarla para que cada una de las notas de las reuniones lleguen de forma automática al correo electrónico.

Casos de uso de Cogram

La implementación de Cogram en las reuniones virtuales hace que los participantes no desvíen su atención del tema central, lo que puede ser provechoso para los equipos de ventas en su esfuerzo por concentrarse de lleno en conocer a los prospectos y planificar tareas posteriores.

Esto es uno de los casos de uso más frecuentes de Cogram: las ventas. La IA puede ayudar a resumir cada uno de los encuentros con los posibles clientes y utilizar esos datos para armar estrategias de marketing y nutrir la base de datos.

También es útil para gestionar proyectos internos y llevar un seguimiento más preciso de cada paso. Al tomar notas automáticas, éstas se pueden reenviar por correo o WhatsApp a cada miembro del equipo de trabajo para recapitular los puntos más importantes de la reunión. 

Lo provechoso de Cogram, tal como has leído, es que compila todo lo que se habla en resúmenes precisos, evitando así tener que copiar cada punto de forma manual o grabar la reunión para mirarla más tarde. 

Para quienes estudian vía online también es una herramienta valiosa: pueden tener una minuta de las clases sin tener que copiar nada. Esto les ayuda a mejorar su rendimiento académico.

¿Cómo usar Cogram? Paso a paso

Cogram es una herramienta paga y los precios son acordados de forma directa con el departamento de ventas. No obstante, si quieres probar la herramienta antes de decidir si te suscribes o no, puedes hacer una prueba gratis de 15 minutos. Sigue estos pasos:

1. Visita la página web de Cogram (aquí el enlace) y pulsa la opción “Programe una demostración”, situada en la parte superior derecha.

2. Se abrirá una nueva pestaña de navegación en la que deberás suministrar tus nombres, correo y responder unas preguntas básicas sobre el tiempo promedio que duras en una reunión, qué idiomas usas en un encuentro y cuál crees que sería el precio justo para usar Cogram.

3. De esta forma puedes hacer una reunión de 15 minutos. 

4. Suponiendo que te gustó la plataforma y decidiste pagar para usarla, debes saber que te encontrarás con una interfaz intuitiva y cero complicada de usar. 

5. Si alguien te invita a una reunión virtual, solo debes pegar el link en la barra donde dice “Paste meeting invite link here” y luego pulsar “Join now”.

6. Al finalizar la reunión, Cogram te mostrará un resumen y los puntos más resaltantes. Además, también te mostrará los elementos de acción, que no es otra cosa que las tareas que se deben cumplir.

En Cogram puedes programar las reuniones para que tome notas por ti, en caso de que un día no puedas asistir a una.

¿Cogram es seguro? Hablemos sobre sus políticas de privacidad

Cogram presta sus servicios como transcriptor de reuniones, pero no crea grabaciones de audios o videos de las reuniones. Su deseo, según explican en su página web, es que los usuarios no se sientan incómodos o cautelosos con la reunión.

En este sentido, Cogram utiliza medidas de seguridad serias para garantizar que los datos de las reuniones se almacenen de forma segura. Por supuesto, esto incluye encriptación, fuertes controles de acceso y auditorías de seguridad.

Ventajas y desventajas de usar Cogram

Herramientas como Cogram permiten ser más productivos en el entorno digital y facilitar ciertas tareas que suelen ser tediosas (sola imagina tener que hace una minuta de una reunión que dure más de una hora).

Pero en fin, en este punto vamos a desglosar los puntos a favor y en contra de esta herramienta de IA:

Ventajas

• Las transcripciones automáticas de Cogram ayudan a ahorrar tiempo
• Gracias a sus algoritmos avanzados entregan textos precisos, evitando así los errores humanos
• Los resúmenes de Cogram se pueden reenviar por correo u otros canales al instante de forma fácil.
• Ayuda a las personas con problemas auditivos a entender perfectamente el desarrollo de una reunión. 

Desventajas

• No tiene versiones gratuitas. Obligatoriamente hay que pagar.
• No comprende todos los idiomas
• Sus planes no están a la vista de los usuarios. Hay que hablar con el equipo de ventas.

Alternativas a Cogram: programas que también sirven para hacer transcripciones automáticas

En el mundo de la IA lo que sobra es competencia y herramientas que cumplen funciones similares. Por ejemplo, además de ChatGPT también existe Google Palm o Claude; en materia de generación de imágenes por texto no solo figura Midjourney sino también Canva IA y BlueWillow;  y así sucesivamente.

En el caso de las herramientas como Cogram, capaces de hacer transcripciones automáticas de las reuniones, existen las siguientes alternativas:

• MeetingNotesAI: hace resúmenes precisos de las reuniones y, al igual que Cogram, emplea algoritmos avanzados de procesamiento del lenguaje natural.

• Tl;dv: tiene la capacidad de transcribir reuniones en más de 25 idiomas en tiempo real. Permite añadir marcas de tiempo y buscar información de reuniones anteriores. La minuta se envía a todos los participantes una vez se acaba la reunión, así como el video grabado.

• Luciérnagas.ai: tiene una versión gratuita pero es muy limitada. Entrega textos resumidos y organizados y hace posible la creación de una biblioteca de reuniones grabadas, la cual sirve como centro de conocimiento.

El mercado de la IA es indetenible y puede representar “una fuerza transformadora para el bien” de la humanidad, según dijeron este mes un grupo de más de 1000 expertos en una carta apoyada por el Instituto Colegiado de Informática del Reino Unido. 

¿Ya le delegas tareas comunes a la IA? Para que sigas conociendo más sobre la Inteligencia Artificial, te invitamos a estar pendiente de los próximos artículos donde desglosaremos más herramientas.